مدیریت ذینفعان پروژه
پروژهای که همه معیارهای فنی را برآورده کند اما ذینفعان کلیدیاش را از دست بدهد، شکست خورده است. موفقیت پروژه در نهایت ادراک ذینفعان از آن است، نه صرفاً اعداد گزارش پیشرفت.
ذینفع هر فرد، گروه یا سازمانی است که بر پروژه اثر میگذارد، از آن اثر میپذیرد، یا تصور میکند که اثر میپذیرد. عبارت آخر مهم است: ادراک اثرپذیری، فرد را به ذینفع تبدیل میکند، حتی اگر اثر واقعی نباشد.
گامهای مدیریت ذینفعان
- ۱. شناسایی — تهیه فهرست جامع ذینفعان درونی و بیرونی
- ۲. تحلیل — ارزیابی قدرت، علاقه، نگرش و انتظارات هر یک
- ۳. برنامهریزی تعامل — تعیین راهبرد و شیوه ارتباط با هر گروه
- ۴. مدیریت مشارکت — اجرای برنامه و مدیریت انتظارات
- ۵. پایش — رصد تغییر نگرش و ورود ذینفعان جدید
| علاقه کم | علاقه زیاد | |
|---|---|---|
| قدرت زیاد | راضی نگهدارید اطلاعرسانی کافی بدون درگیرکردن در جزئیات |
از نزدیک مدیریت کنید مشارکت فعال، بیشترین توجه |
| قدرت کم | پایش کنید حداقل تلاش، رصد تغییر وضعیت |
مطلع نگهدارید ارتباط منظم، بهرهگیری از حمایتشان |
خطای رایج، صرف زمان یکسان برای همه ذینفعان است. جایگاه افراد در این ماتریس در طول پروژه تغییر میکند و تحلیل باید بهروز شود.
سطوح مشارکت ذینفعان
برای هر ذینفع کلیدی، وضعیت فعلی و مطلوب مشخص میشود و فاصله این دو، برنامه تعامل را تعیین میکند:
- ناآگاه — از پروژه و اثرش خبر ندارد
- مقاوم — آگاه است اما مخالف تغییر
- خنثی — نه حامی، نه مخالف
- حامی — از پروژه پشتیبانی میکند
- پیشرو — فعالانه برای موفقیت پروژه تلاش میکند
برنامه ارتباطات پروژه
سندی که برای هر ذینفع مشخص میکند: چه اطلاعاتی، با چه تناوبی، از چه کانالی، توسط چه کسی و در چه قالبی منتقل شود. مدیر پروژه بخش عمده زمانش را صرف ارتباطات میکند؛ برنامه ارتباطات همین فعالیت را از حالت واکنشی خارج میسازد.
- ذینفع گستردهتر از مشتری است؛ مخالفان پروژه هم ذینفعاند و نادیدهگرفتنشان پرهزینهترین اشتباه است.
- حامی پروژه (Sponsor) ذینفعی است که منابع و اختیار را فراهم میکند و مانعهای سازمانی را برمیدارد؛ نبود حامی فعال، از شایعترین علل شکست پروژه است.
- مدیریت انتظارات بخشی از مدیریت ذینفعان است: بسیاری از پروژههای «شکستخورده» در واقع پروژههاییاند که انتظارات اولیهشان بیش از حد بالا تنظیم شده بود.
- ارتباط رو به بالا با ارتباط رو به پایین فرق دارد: گزارش به حامی باید فشرده و تصمیممحور باشد، ارتباط با تیم اجرایی مفصل و عملیاتی.
واژگان کلیدی
- تحلیل ذینفعانStakeholder Analysis
- ماتریس قدرت و علاقهPower/Interest Grid
- حامی پروژهProject Sponsor
- برنامه ارتباطاتCommunications Plan
- مدیریت انتظاراتExpectation Management